De fem viktigaste frågorna du som beslutsfattare och ansvarig bör ställa till företag som ni funderar på att outsourca er kundservice till. För er som funderar på att outsourca kundservicen till ett annat företag, rekommenderar vi att ni ställer följande frågor, som underlag till ert beslut.

Vi som erbjuder outsourcing av kundservice vet att nedan frågor är viktigt för er att ställa, till oss eller till ev andra leverantörer.

1.    Erfarenhet

Vilken erfarenhet har ni inom kundservice och inom vår specifika bransch? Hur lång tid har ni varit verksamma inom kundservicen och vilka typer av företag har ni tidigare arbetat med?

2.    Kompetens och utbildning
Vilken typ av utbildning och kompetens har era kundservicemedarbetare? Finns det någon specialisering inom olika ämnesområden eller produkter/tjänster? Hur säkerställer ni att era medarbetare har rätt kunskap för att hantera våra kunders frågor och problem?

3. Kvalitetskontroll
Hur övervakar och mäter ni kvaliteten på er kundservice? Vilka verktyg eller processer använder ni för att säkerställa att ni uppfyller förväntningarna och ger en god kundupplevelse?

4. Rapportering och kommunikation
Hur kommer ni att rapportera till oss om kundservicen? Vilken typ av rapporter och information kan vi förvänta oss att få regelbundet? Hur kommer vi att kommunicera och hålla regelbundna uppdateringar om eventuella förändringar eller problem?

5. Flexibilitet och skalbarhet
Kan ni anpassa er efter vårt företags behov och tillväxt? Kan ni hantera både hög- och lågsäsonger? Vilken flexibilitet har ni när det gäller att hantera förändrade arbetsbelastningar eller prioriteringar?

6. Säkerhet och integritet
Hur säkerställer ni att kunddata och annan känslig information behandlas och skyddas? Följer ni relevanta dataskyddslagar och har rätt säkerhetsåtgärder på plats?

7. Ärendehanteringsystem och rapportering

Vilket ärendesystem använder partnern? Kan ni använda samma ärendehanteringssystem som vi har? VIlka rapporter och hur gör ni för oss? Sätter vi upp gemensamma KPI:er etc.

Slutsats
Dessa frågor hjälper till att få en bättre förståelse av outsourcingföretagets kompetens, kvalitetssäkringsmetoder, rapporteringsprocesser och deras förmåga att anpassa sig efter företagets behov. 

Genom att ställa dessa frågor har ni bättre underlag för  fatta mer informerade beslut och hitta en outsourcingpartner som passar företagets krav och mål.

Läs mer om oss på www.voicedesk.se

Vill du veta mer om outsourcing och bolla tankar och idéer med oss, kontakta gärna vår VD Roland Sandström